Ang pangunahing layunin ng kaganapan ay upang magbigay ng impormasyon sa mga kalahok o upang makakuha ng tiyak na karanasan ng mga kalahok. Ang isang perpektong kaganapan ay tulad ng isang relos ng orasan - lahat ay napupunta sa isang mahigpit na pagkakasunud-sunod, ang mga aksyon ng mga tagapag-ayos ay nakikipag-ugnay at hindi lumalabas sa bawat isa. Ito ang resulta ng pagpaplano at paghahanda, na karaniwang tumatagal ng maraming buwan.
Kailangan iyon
- - isang tauhan ng hindi bababa sa limang empleyado
- - badyet para sa kaganapan
Panuto
Hakbang 1
Una sa lahat, tukuyin ang layunin at tema ng kaganapan. Batay nito, ang buong karagdagang iskema ng kaganapan ay itatayo. Tinutukoy ng layunin ng kaganapan ang diskarte sa marketing at ang target na madla kung saan inilaan ang kaganapan.
Hakbang 2
Magpasya sa isang venue para sa kaganapan. Ang lugar ay dapat na nakasalalay kapwa sa layunin ng kaganapan at sa bilang ng mga kalahok, pati na rin sa inaasahang senaryo ng kaganapan. Mahalagang alagaan ang serbisyo ng mga panauhin. Isaalang-alang ang ilang mga pagpipilian at piliin ang pinaka-pinakamainam na ratio ng kalidad ng presyo.
Hakbang 3
Isulong nang aktibo ang kaganapan. Ang kampanya sa advertising ay dapat magsimula ng isa at kalahating buwan bago magsimula ang kaganapan at magtapos isang buwan bago. Kahanay nito, makatuwiran ang pamamaraan ng "cold call" para sa pag-anyaya sa mga panauhin sa isang kaganapan. Ang lahat ng mga pagpapatakbo para sa pagbuo ng mga listahan ng mga kalahok ay dapat na nakumpleto ng maximum na isang linggo bago ang kaganapan.
Hakbang 4
Gumamit ng tulong ng mga sponsor o marangal. Hindi lamang nito papalakasin ang iyong mga koneksyon sa negosyo, ngunit magbibigay din ng isang tiyak na katayuan sa iyong kaganapan. Maglaan ng oras para magsalita ang mga indibidwal na ito, mas mabuti sa simula ng kaganapan.
Hakbang 5
Ipamahagi ang mga responsibilidad sa mga tauhang kasangkot sa pagsasaayos ng aktibidad. Dapat na malinaw na malaman ng bawat isa ang kanilang bilog ng responsibilidad at ang mga kaganapan na dapat nilang kontrolin. Dapat ay walang mga puting spot, ang bawat isa ay dapat magkaroon ng kanilang mga tagubilin sa naka-print na form at alam ang mga ito ayon sa puso.
Hakbang 6
Isang araw bago ang seminar, kinakailangan upang muling turuan ang mga tauhan na nagsasagawa ng mga aktibidad ng koordinasyon sa kaganapan. Sa araw ng kaganapan, dapat lumitaw ang lahat ng mga coordinator kahit isang oras bago magsimula ang kaganapan.
